La distruzione documentale certificata

Promemoria primo messaggio :

Cosa importante che vorrei porre all'attenzione: i documenti fino a quando sono leggibili sono DATI e rientrano nel D.Lgs 196/2003 (legge sulla privacy) che all'art. 4 recita "la distruzione documentale è TRATTAMENTO DOCUMENTALE", per cui la distruzione e lo smaltimento documentale non DEVONO rientrare nello smaltimento rifiuti, il codice della carta da macero va attribuito al documento distrutto e non a quello legibile, perfavore cerco conferme e conforto in questo mio ragionamento logico, lavoro nel settore della privacy, so che così metto in difficoltà chi recupera carta ma Attenzione lo smaltimento documentale è ben diverso dallo smaltimento rifiuti;
il documento non può essere trasportato e smaltito come rifiuto; esso va affidato ad un responsabile del trattamento cioè aziende con operatori, sistemi, processi e macchinari appositamente dedicati e rivolti al servizio di trattamento documentale/privacy così come vuole il GARANTE DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI. Grazie.

Ciao Cirillo, grazie per l'intervento.
Quindi per te il rifiuto è solo il coriandolo di carta...e quindi il produttore del rifiuto è la società che distrugge gli archivi contenenti dati sensibili, e non la società che li ha ceduti per la distruzione.... o ho capito male le tue indicazioni?

AMSA, tanto per citarne una, li gestisce in regime di rifiuti: http://www.amsa.it/gruppo/export/sites/default/amsa/servizi/personalizzati/documenti/Modalita_SDS.pdf

Perché Cirillo? ove sta scritto che il codice privacy "sta sopra" al TUA tanto da escluderlo?
Io invece la vedo in un modo diverso:
a) documento contenente dati sensibili
b) rifiuto di carta con dati sensibili

Nel momento che intendo disfarmene, da documento diventa rifiuto contenente dati sensibili. Ciò non vuol dire che soggiace sotto una diversa normazione, ma che andrà trattato secondo entrambe, sia TUA che codice privacy.
Quella del "rifiuto solo dopo che è diventato coriandolo" faccio ben fatica a digerirla: la triturazione non è possibile se prima non ho deciso di disfarmene. Non chiamo una ditta di smaltimento se non voglio farlo!
Nel momento che decido di disfarmene, divengono rifiuti verso i quali ho degli obblighi. Ma restano dati sensibili verso i quali ho anche altri obblighi. Pertanto ecco perché la GDF emetteva FIR ma anche "pedinava" il trasporto...
Oppure, sul mio "già rifiuto" applico una riduzione volumetrica tale da rendere illeggibili i dati e quindi uscire dall'ambito privacy per restare solo in quello rifiuti.

riger,
la mia voleva essere una lettura per uscire da una situazione che sembrava "d'empasse" ed è riferita al quesito iniziale che prevede la distruzione del documento.
Voleva semplicemente, schematizzando, dividere la due cose.
Sono anch'io pienamente convinto che il documento diventa rifiuto nel momento in cui il detentore decide di disfarsene però cerchiamo di essere realisti:
a) se lo faccio trasportare intero per portarlo a distruzione fuori sede è ovvio che è già rifiuto (intendo disfarmene) e lo dovrò far viaggiare con FIR (essendo rifiuto) e in più, con tutte le precauzioni & cautele dovute essendo ancora "un documento contenente dati sensibili";
ma se
b) effettuo la triturazione presso la mia sede (magari direttamente in archivio) chi mi contesterebbe l'impostazione del mio post precedente? Anche in caso di controllo sono in archivio e sto esaminando ogni singolo foglio e "in quel momento" valuto che và distrutto.
Come detto era solo per mettere un paletto e per me, semplificare la cosa.

premesso che anche per me la prassi corretta sarebbe:
1) emissione FIR con CER 200101 con la società proprietaria dei documenti (A) come produttore e la società che distrugge e trasporta (B) come trasportatore
2) distruzione e trasporto

il documento linkato da admin mi fa rinascere il dubbio, in quanto se leggete bene dice che

"Emissione del Formulario e dell'Attestato di avvenuta distruzione
Eseguite le operazioni di distruzioni si rilascia il formulario e l’ Attestato di Avvenuta Distruzione,
indicando data, luogo e numero documento di trasporto con il quale i contenitori hanno viaggiato."

Perchè il FIR viene rilasciato solo dopo la distruzione? ed il trasporto dalla società A all'impianto come avviene? solo con DDT?

Tranquillo, i documenti (rifiuti) viaggiano con formulario.
Intendono dire che, al termine della distruzione, rilasciano la quarta copia attestante l'avvenuto smaltimento (adempimento ambientale), oltre all'attestato di avvenuta distruzione (adempimento richiesto per il trattamento dei dati sensibili).

Buongiorno a tutti, sono nuovo del forum, ma ho molta esperienza specifica nel settore della gestione dello scarto dei documenti cartacei con dati sensibili.
Concordo che tali tipologie di Riciclaggio coinvolgono sia le Norme Ambientali sia il Codice Sulla Privacy, ma la presenza di una non esclude l'altra!
Purtroppo, a mio parere, devono essere applicate entrambe, in quanto il documento cartaceo di cui si deve disfare il Produttore (definito Titolare del Trattamento) è già rifiuto.
L'azienda che ritirerà il materiale, se esso è integro, dovrà gestirlo nel rispetto delle misure di Sicurezza Minime imposte da Garante Sulla Privacy, in aggiunta dovrà avere le necessarie Autorizzazioni al Trasporto e all'eventuale Recupero del Rifiuto.
Qualora il servizio sia svolto a domicilio, si può emettere il Formulario dopo la triturazione, come un muratore che emette il Formulario per la parete demolita o il giardiniere per le potature, comunque siamo sul limite del lecito e le Istituzioni non aiutano in fase di richiesta di chiarimenti...  .
Il problema vero di questa discussione, a mio parere, non è se si deve fare il Formulario o no, ma che tipo di presa in carico si ha ritirando un camion di documenti integri?
Ci facciamo carico di alcune tonnellate di carta o di alcune migliaia di informazioni sensibili di Interessati al Trattamento dei dati che, inconsapevolmente, rischiano la diffusione del loro stato di salute, giudiziario, economico e religioso ?
Per la diffusione dei dati sensibili si rischia da 10.000 a 50.000 euro di sanzione più il risarcimento del danno (art. 2050 Codice Civile) a carico del responsabile del danno, qualora non siano rispettate le misure minime del Codice Privacy .
Quindi, consiglio di pensarci bene prima di ritirare tali tipologie di rifiuto e di emettere una Certificazione di Distruzione; immaginate di sentirvi accusati di un ritrovamento di documentazione integra e di relativa diffusione dei dati, come vi difendete? come potete dimostrare ad un giudice che la sottrazione è avvenuta prima del Vostro ritiro? il Cliente ha una vostra Certificazione di avvenuta distruzione, una fattura del servizio e la necessità di scaricare sulla ditta di smaltimento la multa ed il penale, ritengo molto difficile il lavoro dell'Avvocato che cura la difesa della società di smaltimento.
Se poi il Cliente ha nominato la ditta di smaltimento "Responsabile esterno per il trattamento dei dati", allora l'avvocato dovrà fare un vero e proprio miracolo.
Per complicare ulteriormente il problema, aggiungo la gestione dei PC obsoleti e dei relativi hard disk, essi oltre la Privacy e la Gestione Ambientale si devono confrontare anche con il Consorzio R.A.E.E.  .
Nel mercato troviamo tutto ed il contrario di tutto, a mio parere una società di Distruzione dati dovrebbe essere iscritta ai vari albi per la gestione dei rifiuti trattati.
Spero di essere stato di aiuto a qualcuno.

Grazie Simone, sei stato gentilissimo e confermi le mie opinioni.

avendo letto tutte le votre risposte mi è rimasto un dubbio...
se portiamo con un nostro furgone delle scatole di documenti cartacei, contenenti dati importanti per noi ma non sensibili per la privacy, in una cartiera che ci ha detto che li trita e li inserisce nel loro ciclo di trattamento carta.... sto trasportando dei rifiuti o dei materiali a cui devo far fare un trattamento (triturazione)?
la cartierta mi ha detto che possiamo portarglieli sia con ddt sia con fir....
il problema principale è che non abbiamo autorizzazione come "trasportatori"

danydany ha scritto:avendo letto tutte le votre risposte mi è rimasto un dubbio...
se portiamo con un nostro furgone delle scatole di documenti cartacei, contenenti dati importanti per noi ma non sensibili per la privacy, in una cartiera che ci ha detto che li trita e li inserisce nel loro ciclo di trattamento carta....  sto trasportando dei rifiuti o dei materiali a cui devo far fare un trattamento (triturazione)?
la cartierta mi ha detto che possiamo portarglieli sia con ddt sia con fir....
il problema principale è che non abbiamo autorizzazione come "trasportatori"

Buongiorno,
per rispondere a questa domanda dovrebbe bastare la citazione di admin visibile qualche pagina prima...
La definizione di rifiuto è abbastanza chiara quindi dato che di fatto ve ne vorreste disfare rientrano nel campo dei rifiuti e quindi dovrebbero viaggiare con formulario.