La distruzione documentale certificata

CDS sicilia Mar Mag 29, 2012 12:28 am

Cosa importante che vorrei porre all'attenzione: i documenti fino a quando sono leggibili sono DATI e rientrano nel D.Lgs 196/2003 (legge sulla privacy) che all'art. 4 recita "la distruzione documentale è TRATTAMENTO DOCUMENTALE", per cui la distruzione e lo smaltimento documentale non DEVONO rientrare nello smaltimento rifiuti, il codice della carta da macero va attribuito al documento distrutto e non a quello legibile, perfavore cerco conferme e conforto in questo mio ragionamento logico, lavoro nel settore della privacy, so che così metto in difficoltà chi recupera carta ma Attenzione lo smaltimento documentale è ben diverso dallo smaltimento rifiuti;
il documento non può essere trasportato e smaltito come rifiuto; esso va affidato ad un responsabile del trattamento cioè aziende con operatori, sistemi, processi e macchinari appositamente dedicati e rivolti al servizio di trattamento documentale/privacy così come vuole il GARANTE DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI. Grazie.

**Gabriele Stefani** Mar Mag 29, 2012 8:27 am

CDS sicilia ha scritto:Cosa importante che vorrei porre all'attenzione: i documenti fino a quando sono leggibili sono DATI e rientrano nel D.Lgs 196/2003 (legge sulla privacy) che all'art. 4 recita "la distruzione documentale è TRATTAMENTO DOCUMENTALE", per cui la distruzione e lo smaltimento documentale non DEVONO rientrare nello smaltimento rifiuti, il codice della carta da macero va attribuito al documento distrutto e non a quello legibile, perfavore cerco conferme e conforto in questo mio ragionamento logico, lavoro nel settore della privacy, so che così metto in difficoltà chi recupera carta ma Attenzione lo smaltimento documentale è ben diverso dallo smaltimento rifiuti;
il documento non può essere trasportato e smaltito come rifiuto; esso va affidato ad un responsabile del trattamento cioè aziende con operatori, sistemi, processi e macchinari appositamente dedicati e rivolti al servizio di trattamento documentale/privacy così come vuole il GARANTE DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI. Grazie.

mi capita sovente di smaltire documenti della GdF: ci sono impianti, dotati di appositi trituratori industriali, specifici proprio per la "distruzione" dei documenti. quando facciamo questo servizio, il contanier parte unitamente al FIR, indirizzato all'impianto .. e sotto la supervisione di 2 agenti della GdF che attestano la corretta distruzione dei dati "sensibili".

CDS sicilia Mar Mag 29, 2012 9:07 am

mi capita sovente di smaltire documenti della GdF: ci sono impianti, dotati di appositi trituratori industriali, specifici proprio per la "distruzione" dei documenti. quando facciamo questo servizio, il contanier parte unitamente al FIR, indirizzato all'impianto .. e sotto la supervisione di 2 agenti della GdF che attestano la corretta distruzione dei dati "sensibili".

Di fatto a mio parere l'inesattezza viene compiuta da entrambe le parti, il produttore di suo firmando il formulario sta dichiarando di aver prodotto un rifiuto che viene identificato attraverso il CER come carta da macero, lo stesso errore viene compiuto dal trasportatore e dall'impianto di stoccaggio; ciò che vorrei porre all'attenzione è che il trattamento documentale include il processo di distruzione, che deve essere compiuto da personale formato sulla privacy e da trituratori che raggiungano dei livelli di pezzatura del frammento indicati dalla normativa con livelli DIN.
Signori il fatto che ancora non ci siano appositi controlli non credo diano il benestare di questi processi, una cosa è il D.Lgs sullo smaltimento rifiuti e un altro quello sulla privacy che dovrebbe seguire canali molto più specifici. Dopo aver posto la questione al Garante della Privacy lo stesso mi ha dato ragione, ovviamente in via informale attraverso mail e fax.
Rimango in attesa di pareri, grazie

**Aurora Brancia** Mar Mag 29, 2012 9:53 am

ll quesito posto da CDS è corretto, soprattutto è giuridicamente più che corretta la sua impostazione, a mio avviso. Infatti, il "documento" in quanto tale non è ancora un "rifiuto" ma anzi, contenendo potenzialmente "dati sensibili", è soggetto innanzi tutto alla sua norma speciale. I coriandolini ne ne escono potrebbero essere rifiuto: ma secondo me potrebbero anche essere intesi come sottoprodotto delle attività del recuperatore/distruttore o almeno rientrare tra gli EoW.
La prassi indicata da Gabri fa ipotizzare che nella fase di trasporto il documento che la GdF detiene, perchè lo detiene ancora visto che ci sono suoi membri che ci viaggiano insieme e non lo molla, assuma anche la qualifica di rifiuto (perchè la GdF intende disfarsene) e quindi la GdF risponde dei dati sensibili ivi contenuti sino a che non si assicura della loro distruzione con irrintracciabilità anche del più irrilevante di quesi dati. E in quel momento tutta la carta sminuzzata diventa oggettivamente solo rifiuto e il produttore co-detentore (la GdF) lo affida/conferisce al co-detentore/recuperatore.
Escluderei che qualcuno, comunque, si metta a cercare di ricomporre i documenti per farne usi illeciti, nemmeno il più fanatico di puzzle che possa esistere. E ciò, prescindendo dalla pezzatura richiesta dalla norma DIN, peraltro a mio avviso riferita solo alla gestione dei propri - e quindi non altrui - documenti soggetti a 196...

CDS sicilia Mar Mag 29, 2012 10:33 am

Gentile Aurora, che dire allora dei documenti di Enti Pubblici o privati che viaggiano "leggibili" incontrollati e non garantiti da nessuno all'interno di cassoni scarrabili di smaltitori con destinazioni in cartiere o ancora peggio in piattaforme di stoccaggio? bè io la considero una grave inadempienza, ripeto che tale processo non rientra nella gestione rifiuti ma nel trattamento documentale, e la cosa che mi indigna è che la Croce Rossa Italiana faccia da intermediario (priva di iscrizione presso l'albo gestori) affidando tali servizi a centri di stoccaggio che poi la remunerano.

**Aurora Brancia** Mar Mag 29, 2012 10:55 am

CDS sicilia ha scritto:Gentile Aurora, che dire allora dei documenti di Enti Pubblici o privati che viaggiano "leggibili" incontrollati e non garantiti da nessuno all'interno di cassoni scarrabili di smaltitori con destinazioni in cartiere o ancora peggio in piattaforme di stoccaggio? bè io la considero una grave inadempienza, ripeto che tale processo non rientra nella gestione rifiuti ma nel trattamento documentale, e la cosa che mi indigna è che la Croce Rossa Italiana faccia da intermediario (priva di iscrizione presso l'albo gestori) affidando tali servizi a centri di stoccaggio che poi la remunerano.

sarò poetica: vuolsi così, colà dove si puote ciò che si vuole...

**Gabriele Stefani** Mar Mag 29, 2012 10:59 am

Aurora Brancia ha scritto:
CDS sicilia ha scritto:Gentile Aurora, che dire allora dei documenti di Enti Pubblici o privati che viaggiano "leggibili" incontrollati e non garantiti da nessuno all'interno di cassoni scarrabili di smaltitori con destinazioni in cartiere o ancora peggio in piattaforme di stoccaggio? bè io la considero una grave inadempienza, ripeto che tale processo non rientra nella gestione rifiuti ma nel trattamento documentale, e la cosa che mi indigna è che la Croce Rossa Italiana faccia da intermediario (priva di iscrizione presso l'albo gestori) affidando tali servizi a centri di stoccaggio che poi la remunerano.
sarò poetica: vuolsi così, colà dove si puote ciò che si vuole...

ma vi è mai capitato di "passeggiare" nei corridoio di qualche tribunale, e/o di qualche ospedale? ci sono carrelli pieni di faldoni, documenti sparsi, cartelle cliniche, atti .. parcheggiati tranquillamente in locali accessibili a tutti ..
quello dello "smaltimento" documentale è uno .. dei tanti problemi .. nn l'unico.

OT: e poi hanno messo in moto un casino .. a difesa della privacy! però sanno benissimo quanti soldi preleviamo al bancomat, dove li spendiamo, quali prodotti acquistiamo al supermercato, quanti secondi stiamo al cellulare, quanti e quali siti web guardiamo durante la giornata .. etc etc

silvia79 Mar Mag 29, 2012 10:32 pm

con tutti i problemi che ci sono a sto mondo ... non mi scandalizzo per questa faccenda dei documenti da ridurre al macero e/o incenerire
io ai miei clienti faccio la doppia offerta se vogliono risparmiare un po' di soldi visto i tempi di crisi consiglio il recupero c/o cartiere autorizzate
se invece vogliono che i faldoni spariscano la soluzione è il forno inceneritore

ed il cliente prende la sua macchina e segue l'autista fino all'impianto di destino e vede che fine fanno i suoi documenti

abbastanza scocciato visto la perdita di tempo se ne torna alla sua sede e arrivederci e grazie

ridotti in poltiglia o inceneriti non c'è dispersione di dati sensibili !!!!

quoto Gabri perchè se ti rechi dai vari enti pubblici ne vedi di tutti i colori e poi vengono a fare le pulci alle ditte private...no comment

vaghestelledellorsa Gio Mag 31, 2012 11:24 am

silvia79 ha scritto:... documenti da ridurre al macero e/o incenerire
io ai miei clienti faccio la doppia offerta se vogliono risparmiare un po' di soldi visto i tempi di crisi consiglio il recupero c/o cartiere autorizzate
se invece vogliono che i faldoni spariscano la soluzione è il forno inceneritore

Lo so: sono pedante e noioso, lo so.

Potresti darmi riferimenti normativi (articolo & comma) sulle modalità (incenerimento e/o triturazione ... ) OBBLIGATORIE per garantire la protezione dei dati personali ?
Te lo chiedo perchè (colpa mia che sono disinformato) c'è chi spergiura che alla triturazione DEBBA seguire l'incenerimento e cita bubbole tipo <<livello di protezione classe B o C >> .... booooh !! confused

Matteo18 Gio Mag 31, 2012 5:32 pm

La norma UNI EN 15713:2009 è quella specifica per i processi di sistruzione documentale appicati a livello comunitario e che va applicata all'art.4 del D.Lgs 196/2003; "tattamento documentale"; Si fa riferimento agli standard DIN 32757, si stabiliscono dei criteri generali per la distruzione dei supporti dati che contengono informazioni sensibili. In genere cmq il din utilizzato è il 3 che da una pezzatura della carta simile al coriandolo, occorre successivamente una fase di pressatura/compattazione o incenerimento, la prima è di certo la più economica. il processo nn è tutto quì, anche le condizioni di trasporto e l'impianto devono possedere caratteristiche specifiche. Signori nn si vuole cercare il pelo nell'uovo, trattasi di privacy e non di rifiuti, per questo occorre distingiuere i 2 servizi, il cliente pagherà un pò di più ma è Lui e siete Voi i responsabili dei dati di centinaia di persone.
La legge è chiara i documenti non sono rifiuti.

ceresio18 Mer Lug 10, 2013 4:58 pm

Ciao a tutti, tirando le somme relativamente a questo argomento......
secondo voi i documenti da distruggere sono già un rifiuto (perchè in effetti io voglio disfarmi di questi benedetti pezzi di carta.....) o diventano rifiuto solo dopo la distruzione?
A seconda della risposta cambia moltissimo a livello autorizzativo....necessità di autorizzarsi per il recupero di carta....trasporto in conto proprio secondo art. 212 comma 8 o in categoria 4 per rifiuti speciali....etc...

CROCIDOLITE Mer Lug 10, 2013 5:02 pm

ceresio18 ha scritto:Ciao a tutti, tirando le somme relativamente a questo argomento......
secondo voi i documenti da distruggere sono già un rifiuto (perchè in effetti io voglio disfarmi di questi benedetti pezzi di carta.....) o diventano rifiuto solo dopo la distruzione?
A seconda della risposta cambia moltissimo a livello autorizzativo....necessità di autorizzarsi per il recupero di carta....trasporto in conto proprio secondo art. 212 comma 8 o in categoria 4 per rifiuti speciali....etc...

direi che "dopo la distruzione" non li hai più, essendo distrutti. o no!

ceresio18 Gio Lug 11, 2013 8:38 am

non li ho più in quanto "foglio di carta" ma esistono ancora in quanto "carta in coriandoli" e comunque prima o poi dventano rifiuti....tutto sta a capire quando..

**Admin** Gio Lug 11, 2013 8:59 am

Nel momento in cui il detentore se ne disfa.
Quando te li affida per distruggerli sono rifiuti, io non avrei alcun dubbio in proposito.

ceresio18 Gio Lug 11, 2013 10:22 am

ciao Admin, anche io sono di questa opinione, peccato che c'è una società che si è proposta ad un nostro cliente per fare il servizio a domicilio e che è iscritta solo al trasporto in conto proprio in quanto sostiene che il documento diventa rifiuto solo dopo la distruzione sul loro mezzo, e quindi vorrebbero predisporre il FIR con loro come produttori e trasportatori ed un impianto di destinazione autorizzato.....

**riger** Gio Lug 11, 2013 10:39 am

ceresio18 ha scritto:ciao Admin, anche io sono di questa opinione, peccato che c'è una società che si è proposta ad un nostro cliente per fare il servizio a domicilio e che è iscritta solo al trasporto in conto proprio in quanto sostiene che il documento diventa rifiuto solo dopo la distruzione sul loro mezzo, e quindi vorrebbero predisporre il FIR con loro come produttori e trasportatori ed un impianto di destinazione autorizzato.....

ah beh, quindi sono carte importantissime e a insaputa del cliente arriva nottetempo col tritadocumenti sul furgone, lega il cliente alla sedia, lo imbavaglia e con ghigno satanico glieli trita davanti agli occhi... adesso sì capisco come per il cliente non siano rifiuti e lo diventino solo sul furgone per decisione ed opera esclusiva del sadico... Twisted Evil

**isamonfroni** Gio Lug 11, 2013 11:14 am

riger ha scritto:
ceresio18 ha scritto:ciao Admin, anche io sono di questa opinione, peccato che c'è una società che si è proposta ad un nostro cliente per fare il servizio a domicilio e che è iscritta solo al trasporto in conto proprio in quanto sostiene che il documento diventa rifiuto solo dopo la distruzione sul loro mezzo, e quindi vorrebbero predisporre il FIR con loro come produttori e trasportatori ed un impianto di destinazione autorizzato.....

ah beh, quindi sono carte importantissime e a insaputa del cliente arriva nottetempo col tritadocumenti sul furgone, lega il cliente alla sedia, lo imbavaglia e con ghigno satanico glieli trita davanti agli occhi... adesso sì capisco come per il cliente non siano rifiuti e lo diventino solo sul furgone per decisione ed opera esclusiva del sadico...

Riger, spettacolo!

Mauro.Fante Gio Lug 11, 2013 11:45 am

Salve.
ho avuto un probblema simile e concertandoni con la provincia (Verona) ho risolto la cosa in questo modo:
- la ditta proprietaria dei documenti da disttruggere affitta il macchinario;
- i documenti distrutti vengono trattati come rifiuti, eventalmente anche come assimilabili.
Dunque l'operazione di distruzione dei documenti genera il rifiuto, e se svolta dalla ditta proprietaria degli stessi non si configura come operazione di recupero.
D'altronde chi non ha un distruggi documenti in ufficio?

**riger** Gio Lug 11, 2013 2:28 pm

Mauro.Fante ha scritto:
Dunque l'operazione di distruzione dei documenti genera il rifiuto

A mio parere il rifiuto si genera nel momento in cui un foglio non serve più. Un foglio, non un coriandolo.
Poi la Provincia ti ha giustamente suggerito l'escamotage poiché in tal caso si configura una riduzione volumetrica che non è equiparabile a trattamento.

ceresio18 Lun Lug 15, 2013 9:08 am

Ok Riger, io concordo in pieno, ma nessuno sa dirmi se quanto asserito anche da Aurora Brancia e altri nella prima pagina di questa discussione trovi conferma nella normativa?

Ciao

**Admin** Lun Lug 15, 2013 10:04 am

“rifiuto”: qualsiasi sostanza od oggetto di cui il detentore si disfi o abbia l’intenzione o abbia l'obbligo di disfarsi; (art. 183, c.1, lett. a)

ceresio18 Lun Lug 15, 2013 11:14 am

ripeto che non dovete convicere me, ma so già che dovrò lottare per spiegare al cliente che il servizio che gli è stato proposto non è conforme alla normativa e pertanto meglio evitare....
chiedevo quindi a qualcuno più ferrato in tema privacy eventuali dritte sul tema.

**Admin** Lun Lug 15, 2013 11:27 am

Cosa c'entra la privacy con la necessità o meno di gestirli come rifiuti?

ceresio18 Lun Lug 15, 2013 12:29 pm

Ti riporto quanto scritto da Aurora Brancia,

"ll quesito posto da CDS è corretto, soprattutto è giuridicamente più che corretta la sua impostazione, a mio avviso. Infatti, il "documento" in quanto tale non è ancora un "rifiuto" ma anzi, contenendo potenzialmente "dati sensibili", è soggetto innanzi tutto alla sua norma speciale"....

ecco il dubbio mi è stato instillato dalla lettura di questa frase....

**cirillo** Lun Lug 15, 2013 2:28 pm

Io la vedo così:
ci sono 2 momenti
a) documenti
b) rifiuto
In una struttura che gestisce documenti contenenti dati sensibili deve essere nominata la figura del Titolare del Trattamento (o anche del Reponsabile) che dovrà, secondo le procedure della norma e le procedure interne aziendali, sovrintendere alle operazioni di distruzione e attestare l'avvenuta distruzione.
Solo allora i documenti "sensibili" essendo diventati "coriandoli", cessano la loro qualifica di "documenti contenenti dati sensibili" e assurgono al rango di "rifiuti".
Così, semplicemente, finito di essere assoggettati ad una norma, iniziano una nuova vita assoggettandosi ad un'altra...

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