voucher sparito dal sistema

Questa è nuova:
andiamo in officina con trattore e documentazione (compreso voucher per l'installazione della bb che autorizza l'officina a procedere). L'officina verifica a terminale i dati, accetta il trattore e inizia l'installazione. Ad un certo punto si accorgono che la bb è di quelle difettose. Smontano tutto e ci rimandano a data da definirsi. Dopo un mese di segnalazioni, call center e mail l'officina ci richiama perchè gli hanno mandato le bb nuove. Ci rechiamo lì per l'installazione ed ecco la magia...:
il numero di voucher per l'installazione della bb su quel trattore è sparito dall'elenco a terminale quindi l'officina non può procedere. Ma si può....??
Ora, dopo una settimana, è arrivata una mail all'officina dove si dice che stanno prendendo in esame il quesito e che risponderanno al più presto.
Qualcuno di voi ha avuto un' esperienza simile?