Formulario compilato ma viaggio non eseguito

Buongiorno, vorrei un consiglio su un problema successo ieri pomeriggio.
Siamo stati chiamati da un'azienda per ritirare della plastica, siamo andati ieri per effettuare il ritiro,abbiamo predisposto il FIR, abbiamo pesato il materiale e tutto mentre finivamo di caricarlo l'autista si accorge che quel tipo di plastica noi non la lavoriamo in impianto, e quindi a quelle condizioni economiche noi no la ritiriamo affatto...anche perchè ci era stato detto che era PVC. Quindi l'autista ha fatto scaricare il mezzo e niente trasporto alla fine.
Problema... avevamo già compilato il FIR e pure firmato dal produttore, ma dato che il viaggio non lo abbiamo fatto ho fatto tornare in impianto tutte le 4 copie FIR.
Secondo voi come mi devo comportare per annullarlo?
nelle annotazioni posso mettere sinteticamente quanto descritto sopra?!

Se hai tutte e 4 le copie lo annulli e basta e scrivi nelle annotazioni "viaggio non eseguito"
Ovviamente devi poi conservare il FIR (tutte e 4 le copie) per 5 anni insieme al blocco originale.

PS la prossima volta badate che il commerciale stia più attento è assurdo che se ne accorga l'autista (bravo comunque, merita un premio)

Grazie per il consiglio