Smarrimento copie formulari durante il trasporto

Ciao, non ho trovato nel forum nessun caso analogo.

Effettuato trasporto di rifiuti.
Dopo qualche settimana il produttore chiama l'ufficio dell'impianto (che è anche trasportatore) per avere la 4a copia.
Risultato: le tre copie non si trovano più! Di quel trasporto rimane solamente la copia di partenza e, giustamente, il produttore chiede la "prova" dell'avvenuto smaltimento.
Ora, soprassedendo sull'incuria dell'autista e di chi gestisce l'accettazione dell'impianto, la situazione è quella descritta sopra.
Come chiudere il tutto?
Il trasporto è comunque stato fatto e i rifiuti sono giunti regolarmente a destino (stiamo comunque parlando di imballaggi in carta e cartone).

Io ho pensato, partendo dalla copia produttore, di produrre in qualche modo delle copie conformi e lavorare su quelle, mandando magari una comunicazione in Provincia per dimostrare la buona fede.

Grazie.

Essendo produttore io farei così.
(Tutte le comunicazioni tramite mail che poi verranno salvate e inviate in seguito alla Provincia)

Prima di tutto darei loro una copia del formulario in mio possesso dove chiederei loro di compilare la parte di pertinenza e con scritto (copia conforme all'originale bene in vista).
Oltre a questo mi farei fare una comunicazione scritta da parte del trasportatore e del destinatario dove si attesta la perdita delle 3 copie avvenuta il giorno xxx e in mancanza delle suddette si certifica che la copia da loro compilata attesta il vero (cioè l'avvenuto trasporto e relativo smaltimento/recupero) da allegare categoricamente alla propria copia del formulario.

Invierei ultima mail per avvertire sia il trasportatore che il destinatario che è mia intenzione aspettare il termine ultimo dei 3 mesi per inviare relativa denuncia alla Provincia.
Se in questo lasso di tempo i formulari non saltano fuori, mando relativa denuncia con la copia delle mail e delle dichiarazioni dei soggetti interessati (previa autorizzazione ovviamente) alla Provincia.

So che altri farebbero procedure meno complicate e bla bla bla, ma personalmente, onde evitare problemi, preferisco fare in questo modo principalmente per 2 motivi
1) La "quasi" certezza che la prossima volta il trasportatore/destinatario sarà molto più attento nel preservare le copie in possesso....in caso contrario si beccherà una bella rottura di scatole
2) Rendere tutto l'iter più trasparente possibile in modo che la Provincia sia a conoscenza di come hanno agito tutti i responsabili della filiera per dimostrare la buona fede e il rispetto delle regole.

Allego tutto il malloppo di documenti al mio formulario e metto via. Fine.

P.S Che siano imballaggi di giocattoli o sostanze radioattive per me non cambia nulla. Sono veramente puntiglioso su questo.

Giusta procedura quella indicata da Redox

e corretta anche la considerazione finale!

Grazie per le risposte.
Ho scritto via mail alla Provincia ma per il momento nessuna risposta.
Ho consigliato comunque la procedura di Redox (grazie!).
Da tener presente che sia destinatario/trasportatore che produttore sono nostri clienti, quindi cercherò di fare in modo che tutti e due facciano le cose per bene.
Anche se ho fatto pesare parecchio la cosa al destinatario.

Se mi risponde la Provincia vi faccio sapere.

Ciao, buon lavoro!

Aposao ha scritto:Grazie per le risposte.
Ho scritto via mail alla Provincia ma per il momento nessuna risposta.
Ho consigliato comunque la procedura di Redox (grazie!).
Da tener presente che sia destinatario/trasportatore che produttore sono nostri clienti, quindi cercherò di fare in modo che tutti e due facciano le cose per bene.
Anche se ho fatto pesare parecchio la cosa al destinatario.

Se mi risponde la Provincia vi faccio sapere.

Ciao, buon lavoro!

Figurati, non c'è di che.
E' tutto a loro vantaggio se fanno le cose fatte bene. Io da profano metto per principio sempre la regola di immedesimarmi nella "controparte".
Se sono la Provincia e vedo che tutti i componenti della filiera hanno collaborato e si sono impegnati a far vedere che è tutto in regola con tanto di comunicazioni e prove documentate, prendo semplicemente atto della cosa sapendo che hanno agito correttamente.
Al contrario se noto che la cosa mi è poco chiara, vado a indagare meglio.
Quindi a conti fatti è meglio prendersi la briga di fare le cose per bene per evitare probabili rotture e/o ripercussioni in seguito.